Правила

Ниже приведены правила регистрации и дальнейшее использование системы www.online-tender.ru.
Список основных возможностей системы:

• - Ведение персональных типовых закупаемых решений и наборов правил (показателей) конкурсных заявок
• - Добавление организации в наш каталог предприятий
• - Добавление заявок (список потребностей и закупок Вашей организации)
• - Просмотр тендеров и предложений других организаций
• - Возможность отвечать на заявки, предлагать конкурентно способную цену товару
• - Размещение информационных материалов, в том числе и материалов рекламного характера.

1. Условия регистрации.
   На тестовом этапе эксплуатации сайта, данные для регистрации высылаются на e-mail по предварительной договоренности.
2. Вход в систему.
   Зайдя на главную страницу www.online-tender.ru, в левой ее части Вы увидите меню "Вход в систему". В меню есть два поля: "Логин" и "Пароль". В соответствующие поля введите свои данные, которые Вам вышлет администрация сайта после регистрации. Нажмите кнопку “ok”. Если вход произведен удачно, Вы попадете на страницу, где в дальнейшем будет предложен список для введения пароля конкретным сотрудником. После авторизации, Вы попадаете в "Личный кабинет". Это основной раздел системы.
3. Личный кабинет
   Страница состоит из двух основных разделов: "Данные компании", "Работа с заявками".
   Раздел “Данные компании" это раздел по редактированию данных компании. Добавление Контактных лиц, Пользователей системы (внутри организации), добавление логотипа, файлов (.jpg, .gif, .png, .doc, .rar, .zip)
   Добавление регистрационных данных - подраздел для добавления регистрационных данных, таких например, как фактический адрес, юридический адрес, ИНН, КПП и т. д. Внимание, изменение регистрационных данных возможно только после согласования с администрацией.
   Раздел "Работа с заявками", содержит следующие возможности:
   1. Для поставщика:
      
      • - Просмотр заявки
      • - Ответ на заявки, где поставщик, ознакомившись с заявками и условиями поставки, выносит предложение с выгодными условиями и конкурентоспособной стоимостью за всю заявку.
   2. Для покупателя:
      • - Добавление заявки
      • - Добавление профилей в список условий
      • - Добавление конфигураций в список лотов
   Добавление заявки. В этом подразделе Ваша организация может добавлять свои заявки -список требуемых товаров, группированных одним или несколькими лотами.
   Добавление такой информации позволит Вашей организации значительно сократить временные затраты на приобретение требуемого оборудования, и сопутствующих товаров IT-сферы.
   Прежде чем преступить к заведению заявки, есть возможность подготовить шаблонные Профили условий и Конфигурации товаров. Которые, впоследствии могут использоваться при составлении заявки, в качестве готовых наборов товаров и условий их поставки.
   Форма добавления того или иного параметра аналогична форме предлагаемой для заполнения, при составлении заявки.
   При наступлении даты “вскрытия конвертов” всем участникам отправляется письмо о закрытии тендера. Заявка получает статус «Предварительное решение».
   После того, как покупатель и выигравший поставщик подтвердят завершение сделки, заявка получает статус «закрыта», система автоматически создается пакет документов.
   Наверх

Процедура регистрации

Для регистрации на сайте введите Логин и Пароль, выданный администратором сайта. Система переместит Вас на страницу регистрации сотрудника. Введите соответствующий вашему имени пароль:

Примечание: при первом заходе в систему, вам будет предложено ввести пароль под  «Первым пользователем», он будет аналогичен первому паролю на входе.

После авторизации Вы попадаете в Личный кабинет.

Для редактирования регистрационных данных, кликните на соответствующий раздел  - Редактирование в блоке Личный кабинет.

В правой части экрана располагается окно с личной статистикой Вашей организации. Статистика содержит следующую информацию:

Не подтвержденных тендеров – n

Участие в тендерах - n

Сумма личных сделок – n

Блок «Контактные лица»

Чтобы дополнить список контактных лиц, кликните на кнопку «Добавить».

Появится новая строчка для заполнения (см. рис.).

Для внесения изменений в уже имеющемся списке контактов, в нужной графе редактируйте информацию. После чего, кликните на кнопку «Внести изменения».

Примечание: для добавления нового контактного лица обязательным условием является занесение e-mail адреса!

Кнопка «Удалить выбранные» позволяет удалить ненужные/неактуальные контакты. Перед этим в первом столбце таблице поставьте галочку напротив контакта, который необходимо удалить.

Эти контакты будут видны Покупателю. И при возникших вопросах, он сможет с Вами связаться.

Блок «Пользователи системы»

Пользователи системы – это те люди, которые от лица Вашей организации занимаются вопросами продажи. 

Для добавления пользователя системы кликните на кнопку «Добавить».

По умолчанию новому пользователю присваивается статус «Поставщик».

Вы его можете сменить на «Базовый».

 · Базовый – позволяет добавлять и изменять информацию о компании.

 · Покупатель – позволяет публиковать предложения в ответ на заявку покупателя. Примечание: Поставщик не имеет  возможности редактировать данные компании. 

 Для удаления пользователя, поставьте галочку напротив имени и кликнете «Удалить выбранные».

Для внесения изменений в таблице, после редактирования кликните «Внести изменения».

Примечание: в поле «Ф.И.О» можете ввести любые символы латиницы/кириллицы. В поле «Пароль» можете ввести любые латинские символы и цифры. 

Работа с заявками

Для просмотра заявок, которые ждут ответа, кликните на «Открытые заявки». Из «Cписка объявленных тендеров» выберете заявку и для просмотра кликните  «Открыть заявку»:

Вы попадете на страницу просмотра заявки:

Под заголовком – «Просмотр заявки» указывается наименование организации – заказчика.

Далее – номер и название заявки.

«Дата открытия конвертов» и «Дата поставки».

Обратите внимание: если Вы отвечаете на заявку, то Вы по умолчанию согласны с датой поставки товара.

Далее Вы видите саму заявку:

 · Название – где вписывается название заявки. Оно может содержать какие-либо опознавательные данные в краткой форме для конкретной заявки. Например: “Оргтехника для N-отдела”, “Принтер для бухгалтера”, “Заявка секретаря” и т. д.

 · Тип заявки – 3 типа: открытый, закрытый, анонимный.

Открытый – доступна любая информация о покупателе и предложениях поставщиков, неограниченное количество предложений от одного поставщика.

Закрытый – вся информация об ответах поставщиков и покупателе недоступна до окончания тендера, одно предложение от одного поставщика.

Анонимный - скрыта только информация о покупателе и ответах поставщиков (только количество ответов), одно предложение от одного поставщика. 

 · Цена всей заявки – покупателем вписывается цена всей заявки.

 · Описание – дополнительное описание к заявки (может быть не заполнено)

 · Категория тендера – 2 категории. Однократный – составляется документ на однократную заявку. Многократный – состовляется 1 документ на определенный период обслуживания.

2. Список лотов. В списке лотов покупатель указывает требуемую группу товаров:

Что на данном этапе Вам требуется сделать:

• Ознакомиться с наименованием требуемых товаров и их количеством.
• Ознакомиться со списком брендов, отмеченными покупателем как черный или белый список. То есть, модели данных брендов соответственно либо не должны быть в Вашем предложении, либо должны быть отмеченными в первую очередь.
• При необходимости – детализировать свое предложение. Например, как показано на рисунке – указана модель компьютерной мыши.

4.      Условия.

Перед Вами те условия поставки, с которыми вы либо соглашаетесь и выставляете свое предложение, либо не соглашаетесь и не участвуете в тендере:

1.      Доставка – помечено красным крестиком. Это блокирующее условие.

Блокирующий – когда условие должно соблюдаться поставщиком в обязательном порядке.

Здесь вы по умолчанию соглашаетесь предоставить услугу доставки товара.

2.      Гарантия – помечено стрелочкой вверх. Это прямое условие.

Прямой – при большем значении ответа, общая стоимость заявки увеличивается.

То есть, условие звучит так: Я покупатель за каждый год гарантии готов переплатить 5% от стоимости товара.

Ваш ответ на рисунке – 2 года. И того, покупатель будет готов переплатить на 10% больше от заявленной стоимости.

Вид ответа: да/нет или число.

·  число – выбирается в том случае, если весовой коэффициент связан непосредственно с определенным количеством единиц параметра (например: конкретным сроком исполнения заданного условия). Как показано на рисунке – это 1 год.

·  да/нет - выбирается в том случае, если указанное условие измеряется в положительном (да) либо отрицательном (нет) ответе на заданное условие.

Единица измерения – единица измерения заданного условия.

В том случае, если в поле Вид ответа было выбрано да/нет, по умолчанию в Единицах измерения ставится - Есть.

Если в поле Вид ответа было выбрано число, то необходимо указать в каких единицах измеряется коэффициент значимости условия, например, как показано на рисунке – день.

Процент – указывается процент значимости условия от стоимости, предлагаемой Покупателем.

Далее проставляете Цену всей заявки, кликаете «Ответ» и в случае, если это открытая/анонимная заявка – видите свой ответ в списке ответов, если закрытая – видите только то, что количество ответов увеличилось ровно на 1 (Ваш) ответ.

В анонимном и закрытом тендере поставщик не может корректировать свой ответ и предлагать другой. В открытом тендере поставщик имеет возможность просматривать все предложения и аукционным путем предлагать новый ответ. Покупатель и поставщики видит все ответы и всю переписку в открытом и анонимном тендере, и только количество ответов в закрытом.

На странице заявки (тендера) поставщики получают возможность начать переписку в форуме тендера (кроме закрытого и анонимного тендера).

При наступлении даты закрытия тендера всем заинтересованным участникам отправляется письмо о закрытии тендера. Заявка получает статус «Предварительное решение, принимаемое покупателем». Покупатель может посмотреть все ответы и выбрать наиболее подходящий себе. После того, как покупатель сделает свой выбор, заявка получает статус «закрыта», система автоматически выбирает выигравшего и создается пакет документов:

· Договор

· Отчет о тендере

· Ответ выигравшего и выбранного покупателем

Пакет документов рассылается покупателю, выбранному покупателем поставщику и администрации.

После чего покупатель и поставщик по завершении сделки обязаны сообщить системе о благополучном или нет совершении сделки.  

Наверх

Процедура регистрации

Для регистрации на сайте введите Логин и Пароль, выданный администратором сайта. Система переместит Вас на страницу регистрации сотрудника. Введите соответствующий вашему имени пароль:

Примечание: при первом заходе в систему, вам будет предложено ввести пароль под  «Первым пользователем», он будет аналогичен первому паролю на входе.

После авторизации Вы попадаете в Личный кабинет.

Для редактирования регистрационных данных, кликните на соответствующий раздел  - Редактирование в блоке Личный кабинет.

В правой части экрана располагается окно с личной статистикой Вашей организации. Статистика содержит следующую информацию:

Объявленных тендеров – n

Не подтвержденных тендеров – n

Сумма личных сделок – n

Сумма закрытых заявок – n

Сумма открытых заявок – n

Блок «Контактные лица»

Чтобы дополнить список контактных лиц, кликните на кнопку «Добавить».

Появится новая строчка для заполнения (см. рис.).

Для внесения изменений в уже имеющемся списке контактов, в нужной графе редактируйте информацию. После чего, кликните на кнопку «Внести изменения».

Примечание: для добавления нового контактного лица обязательным условием является занесение e-mail адреса!

Кнопка «Удалить выбранные» позволяет удалить ненужные/неактуальные контакты. Перед этим в первом столбце таблице поставьте галочку напротив контакта, который необходимо удалить.

Эти контакты будут видны Поставщику. И при возникших вопросах, он сможет с Вами связаться.

Блок «Пользователи системы»

Пользователи системы – это Ваши закупщики, те люди, которые от лица Вашей организации занимаются закупками. 

Для добавления пользователя системы кликните на кнопку «Добавить».

По умолчанию новому пользователю присваивается статус «Покупатель».

Вы его можете сменить на «Базовый».

 · Базовый – позволяет добавлять и изменять информацию о компании.

 · Покупатель – позволяет совершать все действия, касающиеся тендеров (включая переписки), составлять/изменять/удалять конфигурации покупаемых товаров (лоты), составлять/изменять/удалять профили весовых показателей. Примечание: Покупатель не имеет  возможности редактировать данные компании.

 Для удаления пользователя, поставьте галочку напротив имени и кликнете «Удалить выбранные».

Для внесения изменений в таблице, после редактирования кликните «Внести изменения».

Примечание: в поле «Ф.И.О» можете ввести любые символы латиницы/кириллицы. В поле «Пароль» можете ввести любые латинские символы и цифры. 

Создание заявки

Форма создания заявки состоит из 4х блоков обязательного заполнения. 

1. Основные параметры тендера.

Заполнение полей:

 · Название – где вписывается название заявки. Оно может содержать какие-либо опознавательные данные в краткой форме для конкретной заявки. Например: “Оргтехника для N-отдела”, “Принтер для бухгалтера”, “Заявка секретаря” и т. д.

 · Тип заявки – 3 типа: открытый, закрытый, анонимный.

Открытый – доступна любая информация о покупателе и предложениях поставщиков, неограниченное количество предложений от одного поставщика.

Закрытый – вся информация об ответах поставщиков и покупателе недоступна до окончания тендера, одно предложение от одного поставщика.

Анонимный - скрыта только информация о покупателе и ответах поставщиков (только количество ответов), одно предложение от одного поставщика. 

 · Цена всей заявки – вписывается ориентировочная цена всей заявки.

 · Описание – дополнительное описание к заявки (заполнять не обязательно)

 · Категория тендера – 2 категории. Однократный – составляется документ на однократную заявку. Многократный – состовляется 1 документ на определенный период обслуживания.

2. Список лотов. В блоке предоставляется два варианта:

 · Добавить новый лот

Чтобы добавить новый лот, пошагово заполните каждое из полей.

1. В выпадающем списке выберете соответствующий товару Раздел.

2. Название – в названии можно конкретизировать выбранный раздел.

3. Поле Описание – не является обязательным для заполнения. Здесь Вы можете внести дополнительную информацию о товаре.

4. Количество – количество товаров (в шт.)

5. Цена в руб. – указывается стоимость товара за 1 единицу.

При желании добавить еще товар в лот, кликните на кнопку «Добавить еще товар».

Появятся аналогичные поля для заполнения (см. рис.)

После завершения работы с лотами, кликните кнопку – «Сохранить лот».

 · Добавить из конфигураций

Появляющийся список лотов формируется при создании Конфигураций.

Создание Конфигураций

В Левом меню в блоке Работа с заявками выберите раздел Конфигурации товаров.

В пустом поле «Создание конфигурации» вписываете название новой конфигурации/название набора лота. И кликаете кнопку «Добавить». После чего попадаете на страницу с формой добавления нового лота (аналогичной, описанной выше в разделе «Добавить новый лот».).

Также у Вас есть возможность редактировать список уже имеющихся конфигураций. Напротив каждой конфигурации/набора лотов  есть кнопка «Редактировать».

Удалить ненужные конфигурации товаров можно путем проставления галочек напротив каждого из лотов, и нажатием кнопки «Удалить выбранные».

3. Условия. Создание весовых коэффициентов.

 · Добавить условие

Пошагово заполняете полей:

• Тип – в выпадающем списке предлагается три типа:
  1. Прямой – при большем значении ответа, общая стоимость заявки увеличивается. То есть, Прямой – когда покупатель готов увеличить цену на <значение>% в <единицу> от своей цены.
  2. Обратный – при увеличении значения условия, стоимость товара по отношению к заявленной стоимости Поставщика - возрастает.То есть, покупатель уменьшает цену на <значение>% в <единицу> от своей цены.
  3. Блокирующий – когда условие должно соблюдаться поставщиком в обязательном порядке.
  Таким образом, Прямой тип – при большем значении ответа, улучшается весь ответ поставщика на заявку, а Обратный наоборот – снижает цену в пользу Покупателя.
• Название – участвует в договоре и должно быть понятно поставщику. Для Прямого типа характерны такие условия как: доставка, постоплата, конкретный цвет модели, гарантия и т.д.
  Для Обратного типа характерны такие условия как: предоплата, самовывоз, вес бумаги и т.д.
• Вид ответа – выпадающим списком предлагается выбрать виды ответа на условие: да/нет или число.
1. число – выбирается в том случае, если весовой коэффициент связан непосредственно с определенным количеством единиц параметра (например: конкретным сроком исполнения заданного условия).
2. да/нет - выбирается в том случае, если указанное условие измеряется в положительном (да) либо отрицательном (нет) ответе на заданное условие.
• Единица измерения – единица измерения заданного условия.
  В том случае, если в поле Вид ответа было выбрано да/нет, по умолчанию в Единицах измерения ставится - Есть.
  Если в поле Вид ответа было выбрано число, то необходимо указать в каких единицах измеряется коэффициент значимости условия, например, как показано на рисунке – день.
• Процент – указывается процент значимости условия от стоимости, предлагаемой Покупателем.
  На примере (см. рис.) Наше условие Прямого типа – Доставка. Если доставка входит в заявленную стоимость товара Поставщиком, то я – Покупатель способен переплатить за предоставленную услугу – 5% от заявленной стоимости Поставщика. Как показано во втором условии Обратного типа – Предоплата, то есть я – Покупатель, за каждый день предоплаты уменьшаю заявленную стоимость Поставщика за товар на 2% за каждый день предоплаты.
  Пример с предполагаемой стоимостью
  Допустим, Поставщик просмотрел Вашу заявку и проставил за нее стоимость 10 000 рублей.
  Как изменяется стоимость товара с учетом Ваших условий.
  1-ое условие «прямое» – доставка, вид ответа да/нет. То есть, при предоставлении услуги доставки – стоимость товара для Покупателя увеличивается на 5% (на 500 руб.).
  Таким образом стоимость товара увеличивается – 10 500 руб.
  2-ое условие «обратное» – предоплата, вид ответа исчисляется в единице измерения – день. То есть за каждый день предоплаты, стоимость заявленного для покупки товара – уменьшается на 2% за каждый день предоплаты.
  Таким образом, если предоплата осуществляется за 3 дня до доставки, то стоимость товара по отношению к заявленной стоимости Поставщика – уменьшается на 6% ( на 600 руб).
  В итоге, с учетом двух условий, стоимость товара для Покупателя будет равна – 9900 руб.

 · Добавить из профиля



Появляющийся список условий формируется при создании Профилей.

Создание профиля

В Левом меню в блоке Работа с заявками выберите раздел Профили.

В пустом поле ««Создание профиля» вписываете  название нового профиля/ условия. И кликаете кнопку «Добавить». После чего попадаете на страницу с формой добавления нового профиля – весового коэффициента (форма аналогична, описанной выше в разделе «Добавить условие».).

Также у Вас есть возможность редактировать список уже имеющихся наборов условий. Напротив каждого профиля условий есть кнопка «Редактировать».

Удалить ненужные профили условий  можно путем проставления галочек напротив каждого из них, и нажатием кнопки «Удалить выбранные».

Публикация заявки



Сначала выберете дату закрытия тендера и дату поставки – «Дата открытия конвертов» и «Дата поставки».

Заявка автоматически попадает в «Черновики», где есть возможность к ней вернуться и отредактировать. При желании опубликовать заявку кликаете - «Опубликовать заявку» (где возможности редактирования заявки у Вас уже не будет). При опубликовании, заявка попадает в общий список заявленных тендеров.

После того, как заявка опубликована, всем поставщикам, работающим в разделах, указанных покупателем, отсылается уведомление об открытии нового тендера. На странице заявки (тендера) поставщики получают возможность начать переписку в форуме тендера (кроме анонимного тендера) и давать свои ответы (предложения). В анонимном и закрытом тендере поставщик не может корректировать свой ответ и предлагать другой. В открытом тендере поставщик имеет возможность просматривать все предложения и аукционным путем предлагать новый ответ. Покупатель видит все ответы и всю переписку в открытом и анонимном тендере, и только количество ответов в закрытом.

При желании изменить параметры заявки после ее опубликования покупателю необходимо обратиться к модератору сайта. После опубликования заявки покупатель может изменить только «Дату открытия конвертов».

При наступлении даты закрытия тендера всем заинтересованным участникам отправляется письмо о закрытии тендера. Заявка получает статус «Предварительное решение, принимаемое покупателем». Покупатель может посмотреть все ответы и выбрать наиболее подходящий себе. После того, как покупатель сделает свой выбор, заявка получает статус «закрыта», система автоматически выбирает выигравшего и создается пакет документов:

· Договор

· Отчет о тендере

· Ответ выигравшего и выбранного покупателем

Пакет документов рассылается покупателю, выбранному покупателем поставщику и администрации.

После чего покупатель и поставщик по завершении сделки обязаны сообщить системе о благополучном или нет совершении сделки.  

Наверх